Đúng rồi. Lại một lần nữa bạn không đọc nhầm tiêu đề đâu.

Mình đang giới thiệu cho các bạn một hệ thống ghi chép và sắp xếp công việc mới, bổ sung vào hệ thống ghi chép cơ bản Bullet Journal mà gần đây mình thấy rất tâm đắc với cái tên 1-2-3-4.

Vậy mình gọi hệ thống này là hệ thống dành cho những người không-thích-stress là vì sao?

Hệ thống ghi chép 1-2-3-4 là gì?

Là hệ thống ghi chép và sắp xếp công việc theo 4 phân khúc/độ khó khác nhau. Hệ thống này được phát triển bởi một chị gái tên Lisa, là một software engineer ở Mỹ, đam mê phát triển và sáng tạo ra các phương thức quản lý thời gian. Các bạn có thể tìm cảm hứng về Bujo từ chị Lisa tại @plannersimplicity.

Hệ thống này cơ bản sẽ bao gồm 4 mức độ và giai đoạn như sau:

  • 1 – Nhanh, gọn, lẹ. Giải quyết được liền.
  • 2 – Việc liên quan đến dọn dẹp và…dọn dẹp
  • 3 – Khó, tốn thời gian giải quyết
  • 4 – Nhẹ nhàng, mang tính thư giãn, giải trí

Tại sao lại có/sinh ra hệ thống 1-2-3-4 này?

Như mình đã nói, hệ thống này sinh ra cho những-người-không-thích-stress. Một là cơn stress phải phân chia/tuân thủ thời gian cụ thể để hoàn thành những đầu việc trong ngày. Hai là cơn stress ép mình hoàn thành hết việc mà không được nghỉ ngơi hợp lý.

Với cách quản lý và sắp xếp công việc truyền thống. Thường mình sẽ list hết những đầu công việc ra và đánh dấu những việc quan trọng lại. Còn lại những đầu công việc khác, mình một là sẽ từ từ dành thời gian hoàn thành từng việc một cho đến hết ngày. Hai là sẽ ép bản thân phải làm cho bằng hết một cục việc mà không thấy trời trăng đâu.

Và nếu có một sự kiện nào đó chen ngang, mình bắt đầu quên đi những đầu việc mình cho là “không quan trọng”, và bỏ qua luôn nếu thấy chưa hoàn thành. Và cứ thế trượt dài trong deadlines, vô vọng và…stress.

0f848176ab5b5f05064a1
Đây là cách mà mình vẫn thường list công việc ra hằng ngày

Bởi vậy, hệ thống 1-2-3-4 này thúc đẩy mình nhóm các công việc đó vào 4 ngăn gọn gàng, rõ ràng, có mục đích, và thuận theo“chuỗi tâm lý bình thường” của con người.

Mở đầu một ngày thích nhẹ nhàng, suôn sẻ. Sau đó để làm việc được hiệu quả thì môi trường, không gian phải thơm tho, sạch sẽ. Sạch sẽ thơm tho rồi thì mới ngồi xuống tập trung giải quyết việc lê thê khó nhằn nhất trong ngày. Cuối cùng xong việc rồi thì phải giải trí và được làm những điều mình thích.

Đấy. Một ngày làm việc lý tưởng của chúng ta nó sẽ như thế. Vậy thì thực hiện hệ thống ghi chép này như thế nào để cho ra được một ngày làm việc lý tưởng như thế?

Các bước tiến hành hệ thống ghi chép 1-2-3-4

Đầu tiên, hãy bắt đầu bằng việc tự đặt cho mình tên của từng phân mục, và đánh số theo thứ tự 1-2-3-4 từ trên xuống. Hãy chọn cách đặt tên khiến các bạn dễ nhớ nhất, và list chúng ra như một list danh bạ ở đầu trang.

Tiếp theo chọn màu sắc và kẻ dọc xuống trang giấy thành bốn cột, gióng theo tên của từng phân mục để bạn dễ theo dõi. Phần này, khi đã quen và nhớ hệ thống rồi, bạn có thể skip qua phần ghi tên phân mục luôn cho đỡ rối rắm.

Easy tasks 1

Bên tay phải 4 cột màu, hãy bắt đầu list ra tất cả công việc bạn cần làm/cần nhớ. Các bạn có thể tùy biến hệ thống này linh hoạt theo ngày hoặc theo tháng. Với mình thì mình thường dùng hệ thống này theo ngày. Và nếu có tháng nào quá nhiều việc cần phải note lại, mình sẽ chuyển qua hệ thống tháng.

Sau khi list việc ra xong. Bắt đầu dành thời gian để phân loại một cách lần lượt. Việc nào thuộc nhóm nào, đánh một dấu tick trong cột của nhóm đó để dễ nhận biết.

Easy tasks 2

Nếu mỗi nhóm có nhiều hơn 1 đầu việc. Hãy tuần tự hoàn thành công việc theo từng nhóm. Tức mỗi lần, bạn sẽ có 4 đầu việc trong 4 nhóm theo tuần tự để hoàn thành. Cứ thế lặp lại cho đến khi hết list công việc bạn đã liệt kê.

9e0dc3fbe9d61d8844c72
Trang đầu tiên của Daily Log mình thử áp dụng hệ thống 1-2-3-4

Với cách phân chia và sắp xếp công việc theo mức độ này, bạn sẽ không cảm thấy mình bị overload, và việc hoàn thành công việc cũng được phân bổ sức lực hợp lý và khiến tâm lý thoải mái hơn. Mình nghĩ chắc cũng không ai muốn trong một buổi sáng mà phải hoàn thành 3 – 4 công việc khó nhằn và dài lê thê liên tục đúng không?

Những điều hệ thống 1-2-3-4 giúp được mình

Giúp mình nhận ra sự cân bằng trong cuộc sống quan trọng đến mức nào

Mình là một đứa hay bị cuốn vào công việc. Khi đã tập trung vào một việc gì đó, có lúc mình quên cả đi…tiểu và đi ear.

Nghe đến đó thì các bạn có thể biết sự nghiêm trọng của việc không có một kế hoạch khoa học để làm việc là như thế nào (Là dạ dày hư, là thận hỏng, là tốn tiền đi chữa…trũy).

Rất nhiều lúc mình cứ tiện tay mở sổ ra, và cứ thế list hết những công việc phải làm dài dằng dặc, và ép bản thân phải làm hết. Và mình không nhận ra rằng tất cả những công việc đó sẽ không bao giờ được hoàn thành hết trong một ngày với một tâm trạng thoải mái, nếu mình cứ list ra vô tội vạ như thế.

Mood tracker
Hãy nhớ, cuộc sống không chỉ có công việc.

Giúp mình dành nhiều thời gian hơn cho những điều mình thích

Đã từ lâu, trong những trang to-do list của mình chỉ còn mỗi những đầu việc của công ty, mà không còn những đầu việc mình cần làm để tưới nước cho tâm hồn khô héo của mình.

Tập đàn, viết lời, sáng tác, đọc một trang sách, tỉa cây, luyện ngón (chơi Audition),…những việc này bắt đầu trôi tuột và biến mất vào một khoảng không nào đó của đầu óc mệt nhoài của mình không hay.

Doodle
Doodle cũng từng là một trong những sở thích thường xuyên của mình

Với hệ thống 1-2-3-4 này, việc thêm vào những việc cần làm của mục số 2 và 4 giúp mình cân bằng lại một ngày làm việc. Và việc bị sếp chửi, task đè, hay đồng nghiệp không hợp tác trong một ngày nó cũng đỡ stress hơn rất nhiều.

Nhiêu đó lý do thôi đã đủ để bạn thử trải nghiệm phương pháp ghi chép này chưa?

Mình mong là sẽ đủ, và hơn cả đủ, sẽ giúp một ngày của bạn trôi qua trong nụ cười, năng suất và sự mãn nguyện. Và hơn hết, là không còn những cơn stress.

Chúc các bạn Bullet Journal thiệt vui! xD

Phạm Uyên Bullet Journal

Leave a Reply