theo Hai tháng vừa qua là hai tháng có không ít thay đổi trong cuộc sống của mình. Và mình cũng chắc là của kha khá nhiều người.
Thay đổi lớn nhất cho tới thời điểm hiện tại là việc mình thay đổi công việc, sau khi chính thức chia tay với công việc cũ kéo dài 2 năm, và tiến sâu vào một lĩnh vực mà công việc trước đó dù có liên quan nhưng không nhiều và chi tiết như công việc hiện tại là lĩnh vực Marketing.
Trước đó, ngoài việc sắp xếp và lên kế hoạch cho công việc nói chung của mình, hầu hết mình sử dụng những công cụ, nền tảng online như Google Docs, Airtable,…thì một vật bất di bất dịch với mình vẫn là Bullet Journal.
Vậy nếu xài Bullet Journal riêng cho việc sắp xếp công việc cho ngành Marketing, thì các bạn phải bắt đầu từ đâu?
Xác định và phân chia các hạng mục công việc bạn đang làm
Như các bạn cũng đã biết, Bullet Journal có một hệ thống layout cơ bản bao gồm: Lịch năm (Future Log), lịch tháng (Monthly Log), lịch ngày (Daily Log).
Vậy khi xây dựng một hệ thống riêng cho công việc, các bạn chỉ việc áp dụng đúng công thức đó theo phân cấp.
Ví dụ: Mình đang hoạt động trong mảng Marketing, mình xác định sẽ có những đầu/nhóm công việc như sau:
- Phân bổ nội dung chi tiết cho các kênh cần Marketing của công ty
- Lên lịch trình chi tiết cho các nội dung Marketing
- Theo dõi các dự án Marketing nội dung với các đối tác
- Quản lý nội dung trên các ấn phẩm truyền thông, chất liệu truyền thông
- Đánh giá và báo cáo các chiến dịch Marketing đã, đang và sẽ diễn ra,…
Vậy mình đã xác định được 5 đầu công việc mình cần sắp xếp. Vậy làm sao để không bị lỡ, quên bất kỳ công việc nhỏ hơn trong đó? Cách tốt nhất là bạn lên thêm một cái lịch cho riêng 5 đầu việc trên!
Tiếp theo, gắn cho mỗi đầu công việc một cái tên ngắn gọn, và gán cho mỗi việc 1 màu khác nhau để dễ quản lý hơn.
VD:
- Phân bổ nội dung – màu xám
- Lên lịch trình – màu cam
- Theo dõi dự án – màu xanh
- Quản lý POSM – màu vàng
- Review & báo cáo – màu nâu
Tiếp theo, áp dụng theo layout cơ bản của Bullet Journal như các bạn vẫn thường làm. Xếp tất cả những đầu việc theo từng tháng mà các bạn đã vạch sẵn, và phân bổ từ rộng đến hẹp.
Future Log sẽ là nơi tập hợp tất cả các đầu việc trong một năm/quý tùy theo bạn phân chia
Monthly Log sẽ là nơi tập hợp các đầu việc trong tháng hiện tại
Weekly Log là nơi tập hợp các đầu việc trong tuần. Tùy nhu cầu/tính chất công việc bạn có thể thêm Weekly Log vào, thường nên áp dụng cho những công việc thực hiện theo tuần như Review và báo cáo.
Daily Log sẽ là nơi bạn liệt kê ra chi tiết những gì phải làm từ đầu công việc được liệt kê bên trên. Ở đây các bạn nên viết càng chi tiết càng tốt. Tuy nhiên không nên nhồi quá nhiều việc cho một ngày, vì như vậy khi nhìn vào rất dễ…nản lòng, và nhiều khi lại có tác dụng ngược là bị rối, không nhớ task nào ra task nào.
Sau khi sắp xếp và phân chia được tương đối cơ bản các đầu mục công việc cần làm rồi, còn lại sẽ cần thêm gì nữa?
Tinh thần sắt thép để theo dõi và ghi chép hằng ngày
Vâng. Kể cả ban đầu các bạn có kẻ, viết, vẽ đẹp đến bao nhiêu, nhưng rồi để mặc nó ở đó nằm trên cuốn sổ muốn mốc meo lên, thì cuối cùng các bạn cũng thất bại.
Đừng để việc dở sổ ra hằng ngày và viết là một việc mệt mỏi và cực hình. Hãy để mỗi ngày mở cuốn sổ ra là một lần hào hứng.
Cầm chiếc bút lên, mở từng trang sổ xinh đẹp gọn gàng ra, uống miếng cà phê hít một hơi thật sâu, và tự nhủ rằng một ngày mới và một ngày đầy những điều tươi đẹp, rồi hẵng đặt bút xuống viết to-do list cho bản thân mỗi ngày.
Còn nữa, muốn để không mất hứng viết, muốn để việc ghi chép công việc là một điều gì đó mệt mỏi, hãy biết biến cuốn sổ của các bạn thành những layout stress-free. Tức là điền vào đó những điều khiến các bạn cảm thấy hứng thú trước, rồi hẵng ghi xuống công việc sau.
Điều có thể làm bạn vui và hứng thú là gì? Một danh sách bài hát làm bạn hứng khởi, một câu quote truyền cảm hứng mỗi ngày, một chấm màu highlight trong Mood Tracker bảo rằng hôm nay bạn đang vui,…Hãy làm bản thân vui trước khi bước chân vào công việc, heng!
Còn không được nữa, thử đọc qua Làm thế nào để duy trì Bullet Journal của Uyên để tìm thêm động lực nghen!
Ngoài ra, để có thể quản lý tốt công việc của một Marketer hay một Content Marketer, đừng quên đọc, đọc và đọc thêm thiệt nhiều, và tham khảo thêm những công cụ hỗ trợ bên ngoài, vì mình biết mỗi Bullet Journal là chưa bao giờ đủ!
Chúc các bạn làm việc vui và hiệu quả! xD
Leave a Reply